Текст выступления:

Іс жүргізу іс-шаралары
1. Іс жүргізу іс-шараларына кіріспе және негізгі тақырыптар

Іс жүргізу құжаттардың реттелуі мен рухани мәдениетінің негізі болып табылады. Бұл ұғым кең мағынада мемлекеттік және қоғамдық ұйымдардың қызметін тиімді ұйымдастырудың басты тірегі болып табылады. Құжаттардың жүйелі түрде құрылуы мен сақталуы институттар арасындағы ақпарат алмасудың, жауапкершіліктің және тәртіптің кепілі қызметін атқарады. Ежелден келе жатқан қағазбастылық дәстүрінен қазіргі заманғы сандық технологияларға дейін іс жүргізудің дамуы қоғамның өркендеуімен тығыз байланысты. "Құжат - қоғамның көзі мен айнасы" дегенді ескерсек, оның реттелуі ғана емес, рухани мәдениетке де әсер ететін маңызды фактор екені анық.

2. Қазақстандағы іс жүргізу тарихы және оның әлеуметтік-құқықтық негіздері

Қазақстандағы іс жүргізу жүйесінің тарихы совет дәуірі кезеңінен басталып, тәуелсіздікке қол жеткізгеннен кейін ұлттық стандарттарға сәйкес қайта құрылды. Кеңес кезіндегі қатал бюрократиялық жүйе ресми құжаттың маңызын анықтай жүріп, құқықтық ақпарат жолдау мен сақтаудың негізін қалады. Тәуелсіздік алғаннан кейін құжаттандыру процесі құқықтық базаға және халықаралық стандарттарға тәуелді болды. Әлеуметтік және құқықтық деңгейде бұл жүйе тұтастай мемлекеттік басқарудың тиімділігін арттыруға, ақпараттың ашықтығын қамтамасыз етуге бағытталды. Құжаттар қоғамдағы тәртіп пен заңдылықтың негіздік элементі ретінде республиканың дамуына зор үлес қосты.

3. Іс жүргізу іс-шараларының мәні мен маңызы

Іс жүргізу – мемлекеттік және кәсіпкерлік деңгейде ақпаратты ретті ұйымдастыру мен заңдық күшін нығайтудың негізі. Бұл рәсім сауатты ақпарат алмасуына және басқару шешімдерінің дұрыстығына ықпал етеді. Құжаттардың дұрыс қозғалысы бизнесте және үкіметтік органдарда уақтылы және нақты мәліметтер алуын қамтамасыз етеді, осылайша ұйым жұмысының сенімділігі артады. Сонымен қатар, іс жүргізудің дұрыс ұйымдастырылуы құқықтық қатынастардың қауіпсіздігін көтеріп, заңнамалық нормалардың орындалуын бақылайды. Бұл дауларды болдырмауға және құқықтық тәртіпті сақтауға ерекше ықпал етеді.

4. Құжаттың құрылымы және түрлері туралы түсінік

Өкінішке орай, осы слайдтағы нақты мақалалар туралы деректер берілмегенімен, жалпы айтқанда, құжат құрылымы ол атауы, мәтіні, қосымшалары және қол қою бөлігі сияқты негізгі элементтерден тұрады. Түрлері әртүрлі мақсатқа қызмет етеді: бұйрықтар ресми шешімдер ретінде, өтініштер жеке немесе заңды тұлғаның өтініштері ретінде, есептер ұйым қызметінің нәтижелерін сипаттайды, ал келісімшарттар тараптар келісімін ресмилендіреді. Бұл құжат түрлері әлеуетті құқықтық негізге айналып, барлық деңгейдегі басқару процесінде маңызды рөл атқарады.

5. Іс жүргізудің құқықтық негіздері

Қазақстан Республикасының «Құжаттандыру және құжат айналымы туралы» Заңы іс жүргізудің құқықтық базасын айқындайды, бұл заң құжаттардың рәсімделу, тіркелу және сақтау тәртібін бекітеді. Мемлекеттік стандарттар (ҚР СТ) құжаттардың құрылымдық және мазмұндық талаптарын нақтылайды, бұл құжаттардың үйлесімділігін және сапасын арттырады. Сонымен бірге, Іс жүргізу ережелері құжаттарды тіркеу, өңдеу, архивтеу сияқты процестерді реттеп, құқықтық нормалардың сақталуын қамтамасыз етеді. Осы заңдар мен стандарттардың үйлесімі документообороттың заңдылығын қамтамасыз етіп, ақпараттың қауіпсіздігі мен сенімділігін арттыруға арналған ұлттық жүйені құрайды.

6. Негізгі құжат түрлерінің салыстырмалы сипаттамасы

Бұл слайдта бұйрық, өтініш, есеп және келісімшарт сияқты құжат түрлерінің ерекшеліктері қарастырылған. Бұйрықтар – ұйымның ішкі немесе сыртқы мәселелері бойынша шығаратын ресми шешімдері, олар заңды күшке ие. Өтініштер – жеке немесе заңды тұлғалардың қандай да бір сұранысын ресми түрде білдіреді. Есептер ұйым қызметінің нәтижелерін талдап, фактіні көрсетсе, келісімшарттар тараптардың міндеттерін және құқықтарын заңдылықпен бекітеді. Әр құжаттың қолдану аясы мен мақсаты оның құқықтық маңыздылығы мен ерекше рөлін ашып береді.

7. Іс жүргізу үрдісінің негізгі сатылары

Іс жүргізу үрдісі бірнеше логикалық сатылардан тұрады. Алғашқы сатылар құжаттардың түсуі мен тіркелуінен басталып, өңдеу мен тексеруден өтеді. Одан кейін құжаттардың бекітілуі мен шешім қабылдау кезеңі жүреді. Соңғы саты – құжаттардың архивте сақталуы немесе ары қарай қолданылуы. Әрбір сатының кәсіптік стандарттары мен нормативтері бар, олар үдерістің сапасын, заңдылығын және уақтылығын қамтамасыз етеді. Бұл қосынды процестер жүйелі және әділ басқару үшін маңызды.

8. Құжат айналымының кезеңдері

Іс жүргізу үрдісінің визуалды схемасы құжаттың түсуінен бастап оның архивациясына дейінгі барлық өзара байланысқан кезеңдерді көрсетеді. Мысалы, құжаттарды қабылдау, тіркеу, тексеру, бекіту, орындау және сақтау тәртібі. Әрбір кезеңнің өз ерекшелігі мен маңызы бар, олар заңды құжат айналымының қауіпсіздігі мен тиімділігін қамтамасыз етеді. Мұндай кезеңдерді нақты белгілеу ұйым ішіндегі және ұйымдар арасындағы ақпарат алмасуда жүйелілік пен жауапкершілікті жоғарылатады.

9. Электрондық құжат айналымының негіздері

Бүгінгі таңда электронды құжат айналымы дәстүрлі қағазбастылықты алмастыра бастады. Бұл жүйе құжаттарды жылдам тіркеу, өңдеу және сақтау арқылы үдерісті ыңғайландырады. Электрондық форматтағы құжаттар қауіпсіздік шараларымен, шифрлау технологияларымен қамтамасыз етіледі. Бұл құжаттардың заңды мәнін сақтаумен қатар, мемлекеттік және жеке сектордағы жұмысты жеделдетеді әрі шығынды азайтады. Қазақстанның цифрландыру бағдарламалары аясында электрондық құжат айналымы кеңінен қолданылады.

10. Құжаттарды тіркеу және бақылау жүйелерінің маңыздылығы

Құжаттарды тіркеу жүйесі олардың қозғалысын дер кезінде анықтап, ұмытып қалмауын және жоғалмауын болдырмайды. Сонымен қатар, бұл жүйе кіріс пен шығыс құжаттарды оңтайлы басқаруға мүмкіндік береді, яғни ақпарат реттелген және бақылауда болады. Бақылау жүйелері құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылап, міндеттерді орындауда жауапкершілікті нақты бөледі, бұл ұйым жұмысының тәртібі мен тиімділігін арттырады. Қазіргі заманғы автоматтандырылған жүйелер адамның қатесін азайтып, іс жүргізуді жеделдетеді, нәтижесінде ұйым қызметінің өнімділігі артады.

11. Іс жүргізудегі автоматтандыру деңгейі динамикасы

Қазақстанда электрондық жүйелердің енгізілуі мемлекеттік процестердің жылдамдығы мен тиімділігін едәуір арттырды. Мемлекеттік қызметтердің қолжетімділігі жақсарып, азаматтар мен бизнес субъектілеріне қызмет көрсету сапасы көтерілді. 2023 жылы автоматтандыру деңгейі 90%-дан асқан, бұл құжат айналымының сапасын және бақылауын айтарлықтай жақсартты. Осындай динамика болашақта мемлекеттік қызметтің толық цифрлануына және бюрократияны төмендетуге жол ашатынын айқындайды.

12. Іс жүргізуде кездесетін негізгі қателіктер

Іс жүргізуде жиі кездесетін қателіктердің бірі – құжаттарды дұрыс тіркемеу. Қате немесе толық емес тіркеу заңды процедуралардың баяулауына әкеліп, жауапкершілік мәселелерін туындатады, сондай-ақ ұйым ішінде ақпараттың сенімділігін төмендетеді. Екінші маңызды мәселе – мерзімдерді бұзу және стандарттарға сай келмеу. Мерзімдердің бұзылуы шешімдердің кешігуіне алып келеді, ал ресми хаттардың стандарттарға сай жазылмауы құқықтық кемшіліктерге әкеп соғады. Бұл жағдайлар ақпараттық қауіпсіздікке қатер төндіріп, ұйымның беделіне зақым келтіреді.

13. Құжаттардың сақталуы мен архивтеудің маңызы

Құжаттарды сақтау олардың заңдық құндылығын және тарихи маңызы бар ақпаратты қорғаудың негізгі міндеті болып табылады. Сақтау мерзімі құжаттың түрі мен маңыздылығына байланысты белгіленіп, оның сенімді архивтеуі арқылы ақпарат кепілдіріледі. Архивтер ұйымның құқықтық тұрақтылығын қамтамасыз етіп, өткен шешімдерге және іс-әрекеттерге сенімділік береді. Сонымен қатар, сақталған құжаттарды қажетіне қарай қайта пайдалану ұйымдардың жұмыс тиімділігін арттырып, құқықтық дәлелдік қызметін атқарады.

14. Архив құжаттарының сандық үлес салмағы

Арнайы қорғауға алынған құжаттар мәдени және ұлттық маңызы бар құжаттарды қамтиды, бұл олардың ерекше сақталуын және қорғауын талап етеді. Жалпы архив құжаттарының басым бөлігі тұрақты сақталатын болса, олар ұйымның тарихи және құқықтық мұрасын сақтауға септігін тигізеді. Мұндай қорлар ұйымның өткен қызметін зерттеуге, құқықтық дауларды шешуге және мәдени құндылықтарды ұрпаққа жеткізуге мүмкіндік береді.

15. Құпиялылық және ақпараттық қауіпсіздік

Құжаттарға рұқсатсыз қол жеткізуді шектеу арқылы ұйымның құпия мәліметтері қорғалады. Бұл заң талаптарына сай ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз етеді. Құпия құжаттардың санатын белгілеу, шифрлау және басқа технологиялық шаралар дербес деректердің заңға сәйкес сақталуына жол ашады. Сондай-ақ, бұл ақпараттық ағындарды бақылауды жүзеге асырып, ұйымның сенімді және қауіпсіз қызметін қолдайды.

16. Халықаралық стандарттар мен тәжірибе

Құжаттарды тиімді басқару саласында халықаралық деңгейде қабылданған ISO 15489 стандарты маңызды рөл атқарады. Бұл стандарт құжат айналымының жүйелілігі мен сапасын қамтамасыз ету үшін кешенді ұсынымдар мен рәсімдерді қамтиды, әрі оларды түрлі ұйым мен мемлекеттер пайдаланады. Мысалы, Ресей, Ұлыбритания және Қытай сияқты ірі елдер құжаттарды цифрландыру және автоматтандыру арқылы өз іс жүргізу жүйелерін жетілдіріп келеді. Бұл озық тәжірибелер құжат айналымындағы процестерді тездетіп, адами қателер санын азайтуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, халықаралық электрондық құжат айналымын енгізу қазіргі жаһандық үрдістерге сай мемлекеттік басқарудың тиімділігін арттырып, ресурстарды үнемдеуге бағытталған маңызды қадам болып табылады. Осылайша, бұл стандарттар мен тәжірибелер мемлекеттік басқаруда ашықтық пен есептілікті нығайтып, цифрлық дәуірге толықтай өгей келеді.

17. Іс жүргізу қызметкерлерінің кәсіби қабілеттері

Мемлекеттік іс жүргізу саласында қызметкерлердің кәсіби құзыреті шешуші мәнге ие. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің 2023 жылғы деректері бойынша, 85% мемлекеттік іс жүргізушілер кәсіби білім алған, заманауи технологияларды меңгерген және құқықтық нормаларды қатаң сақтай отырып жұмыс істеуде. Бұл жоғары көрсеткіш — құжаттардың сапалы әрі заңды түрде басқарылуына кепілдік береді. Оқыту бағдарламалары мен сертификаттау жүйелері қызметкерлердің біліктілігін үздіксіз жетілдіреді, осылайша құжаттардың дұрыс рәсімделуі және сақталуы қамтамасыз етіледі. Кәсіби деңгейдің жоғары болуы мемлекеттік органдарға сенімділік арттыра отырып, құқықтық қауіпсіздікті нығайтады.

18. Құжаттардың негізгі сақтау мерзімдері

Құжаттардың сақталу мерзімдері олардың түріне және маңыздылығына сай нақты белгіленеді. Кестеде бұйрықтар, келісімшарттар, есептер және есеп мәліметтері сияқты құжаттардың сақталу ұзақтығы көрсетілген. Мысалы, кейбір бұйрықтар бірнеше жыл бойы, ал келісімшарттар ұзақ мерзімге немесе мәңгі сақталуы мүмкін. Бұл тәртіп құжаттардың басқарылу тиімділігін арттырып, оларды қажет кезде жылдам табуға мүмкіндік береді. Мемлекеттік стандарттар бұл талаптарды реттеп, архивтеу жүйесінің сенімділігін қамтамасыз етеді. Ұзақ мерзімге сақталатын құжаттар құқықтық және тарихи маңызына ие болса, қысқа мерзімділері оперативті ақпараттармен жұмыс істеуде маңызды роль атқарады.

19. Құжат айналымындағы қазіргі инновациялар

Құжат айналымы саласындағы инновациялар басқарудың тиімділігін айтарлықтай жақсартуда. Мұнда бірнеше бағыттар ерекше орын алады. Біріншіден, цифрлық қол қою технологиялары құжаттардың электрондық растаудың заңды күшін арттырады, бюрократияны азайтады. Екіншіден, жасанды интеллект пен машиналық оқыту әдістерін қолдану құжаттарды автоматты түрде сұрыптап, талдауға мүмкіндік береді. Бұл қызметкерлердің уақытын үнемдеп, қателіктердің алдын алады. Үшіншіден, бұлттық технологиялар құжаттарға кез келген жерден қол жеткізуді қамтамасыз етіп, қауіпсіздік деңгейін көтереді. Осындай жаңалықтар институттардың ашықтығын арттырып, мемлекеттік қызметтерді халыққа қолжетімді әрі тиімді етеді.

20. Іс жүргізудің болашағы мен қоғамға әсері

Іс жүргізудің сапасын дамыту ұйымдардың ашықтығын күшейтіп, қоғамдағы сенімді арттырады. Бұл үрдіс құқықтық мемлекеттілікті нығайтуда зор маңызға ие, себебі заңдылық пен есептілік қоғамның тұрақтылығын қамтамасыз етеді. Сонымен қатар, тиімді іс жүргізу мемлекеттік қызметтердің қолжетімділігі мен сапасын арттырып, азаматтардың құқықтық мәселелерін шешуде адвокаттық рөл атқарады. Болашақта бұл бағыттағы технологиялық және әкімшілік жаңалықтар қоғамның барлық салаларында позитивті өзгерістерге жол ашады, әлеуметтік әділеттілік пен құқықтық мәдениетті жоғарылатады.

Дереккөздер

Құжаттандыру және құжат айналымы туралы Қазақстан Республикасы Заңы, 2015 жыл.

Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттары (ҚР СТ), 2020 жыл.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігі, Іс жүргізу автоматтандыру туралы есеп, 2023 жыл.

Қазақстан Республикасы Архивтер және құжаттама басқармасының 2023 жылғы деректері.

Нұрлыбек Ж., "Іс жүргізу және құжаттандыру негіздері", Алматы, 2021.

ISO 15489. Information and documentation — Records management. International Organization for Standardization, 2016.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігі. Өткізілген зерттеу нәтижелері, 2023.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік стандарттары. Құжаттардың сақтау мерзімдері бойынша нормативтік құжаттар жинағы, 2022.

Петров В.В. Электронный документооборот и цифровая трансформация. Москва, 2020.

Смирнова Е.А. Современные инновации в управлении документами // Вестник права. 2021. № 4.